Les cyberattaques représentent un coût considérable pour les entreprises. Les pertes liées aux rançongiciels, par exemple, ont augmenté de 13% en 2023 selon certaines estimations, mettant en lumière l'importance d'une protection antivirus efficace et d’une comptabilité précise des dépenses associées. La gestion comptable des solutions antivirus présente toutefois plusieurs aspects spécifiques.
Le Plan Comptable Général (PCG) ne définit pas de compte dédié aux logiciels antivirus. La variété des options disponibles (achat de licences, abonnements, services managés) complexifie le choix du compte comptable approprié. Ce guide détaille les différentes situations pour une comptabilisation correcte.
Acquisition de licences antivirus
Le traitement comptable de l’acquisition d’un antivirus varie selon qu’il s’agit d’un achat unique ou d’un abonnement récurrent.
Logiciel en propre (achat unique)
L'achat d'une licence antivirus avec un paiement unique, pour une utilisation sur plusieurs années, est généralement comptabilisé comme une immobilisation incorporelle. Ce traitement s'applique si la durée de vie utile du logiciel dépasse un an et qu'il répond aux critères d'importance et d'utilité pour l'entreprise. Le coût est alors inscrit au compte 281 – Logiciels. Un amortissement linéaire ou dégressif est ensuite appliqué, basé sur la durée de vie estimée du logiciel. Par exemple, une licence Sophos Endpoint Protection achetée pour 7000 euros et amortie sur trois ans (durée de vie estimée) donnera lieu à un amortissement annuel de 2333,33 euros, comptabilisé au compte 681 – Amortissement des immobilisations incorporelles. La durée de vie utile du logiciel doit être justifiée et documentée.
Abonnements (licence récurrente)
Les abonnements antivirus, tels que ceux proposés par Bitdefender GravityZone ou ESET PROTECT, sont comptabilisés en charges de l'exercice. Le compte utilisé est généralement le 622 – Autres services de télécommunications, ou le compte 6228 – Autres prestations de services informatiques. L’absence de propriété du logiciel et la nature périodique du service justifient ce traitement. Un abonnement annuel à un logiciel antivirus pour 300 postes de travail, au prix de 15000 euros, sera directement comptabilisé en charges. Chaque paiement périodique est enregistré séparément dans les comptes correspondants. Il n’y a pas de cumul et aucun amortissement.
Mises à jour et maintenance
Les mises à jour et la maintenance, si incluses dans l’abonnement, sont intégrées au coût total. Si elles sont facturées séparément, elles sont comptabilisées comme charges supplémentaires au compte 6228. Par exemple, un contrat de support technique annuel complémentaire de 1000 euros pour un logiciel antivirus sera comptabilisé en charges.
Services associés à la sécurité informatique
Plusieurs services peuvent être associés à l'utilisation de logiciels antivirus, et ces services doivent être comptabilisés séparément.
Installation et configuration
Les frais d’installation et de configuration, facturés par un prestataire informatique, sont considérés comme des charges et enregistrés au compte 612 – Honoraires et frais divers. Une société facture 2000 euros pour l’installation et la configuration d’un nouveau système antivirus dans une entreprise. Ce coût sera comptabilisé comme une dépense unique en charge.
Maintenance et assistance technique
La maintenance et l’assistance technique sont comptabilisées en charges, sur le même compte que l’abonnement si elles sont incluses. Sinon, un compte spécifique peut être utilisé. Des frais de maintenance de 3000 euros par an, comprenant l’assistance téléphonique et l’accès à une base de connaissances en ligne, seront comptabilisés en charges.
Formation des employés
Les coûts de formation des employés concernant l’utilisation d’un nouvel antivirus sont comptabilisés dans les frais de personnel (compte 63). Un coût de formation de 1500 euros pour les employés d'une entreprise concernant un logiciel antivirus sera comptabilisé en frais de personnel.
Services managés (managed security services provider - MSSP)
Les services managés (MSSP), où un prestataire externe assure la gestion complète de la sécurité, incluant l’antivirus, sont également comptabilisés en charges. Si le prestataire fournit aussi du matériel (serveurs, etc.), le traitement comptable sera plus complexe et nécessitera une analyse des contrats et des conditions de prestation. L'externalisation de la gestion de la sécurité à un MSSP pour un coût de 25000 euros par an engendre une charge annuelle de 25000 euros.
Cas spécifiques et situations complexes
Certaines situations exigent une analyse plus fine.
Antivirus intégré à une solution logicielle
Si l’antivirus est intégré à une solution logicielle plus vaste (ERP, CRM), son coût doit être réparti proportionnellement. Une méthode de répartition des coûts est alors essentielle. Un système CRM incluant une solution antivirus intégrée, acheté pour 40000 euros, avec une estimation de 5% du coût total attribué à la sécurité (2000 euros), devra être comptabilisé de manière appropriée, en affectant la partie antivirus au sein du coût total du CRM.
Antivirus pour serveurs et postes de travail
Le traitement comptable diffère selon que l’antivirus protège des serveurs ou des postes de travail. Pour les postes de travail, c’est souvent une charge. Pour les serveurs, la licence peut être considérée comme une immobilisation si sa durée de vie utile est longue. Une licence antivirus serveur de 10000 euros avec une durée de vie de 5 ans sera amortie sur cette période.
Normes IFRS et PCG
Les différences entre les normes IFRS et le PCG concernant la comptabilisation des logiciels sont minimes, la principale différence résidant dans l’application des normes internationales. Une analyse approfondie des critères d’immobilisation selon ces normes est nécessaire dans le cadre de l’application des IFRS.
TVA
La TVA est récupérable pour les entreprises soumises à la TVA, sous réserve que les achats soient effectués auprès de fournisseurs assujettis à la TVA. La TVA non récupérable ne sera pas comptabilisée en déduction.
- Points clés à retenir :
- Type de licence (unique ou abonnement)
- Durée de vie utile du logiciel
- Services additionnels
- Intégration avec d’autres systèmes
Une documentation précise des choix comptables est primordiale. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité adapté simplifie la gestion des dépenses liées à la sécurité informatique. Une analyse approfondie des contrats et des conditions de prestation de service est toujours recommandée pour une comptabilisation exacte.
- Exemples de données numériques :
- Augmentation de 13% des rançongiciels en 2023 (estimation).
- Licence Sophos : 7000 euros.
- Amortissement annuel Sophos : 2333,33 euros.
- Abonnement Bitdefender : 15000 euros.
- Frais d’installation : 2000 euros.
- Frais de maintenance : 3000 euros.
- Coût de formation : 1500 euros.
- Services MSSP : 25000 euros.
- Système CRM avec antivirus intégré : 40000 euros.
- Licence antivirus serveur : 10000 euros.
Il est conseillé de consulter les sites officiels des autorités fiscales et des organismes comptables pour des informations plus détaillées et actualisées. La législation et la réglementation comptable évoluent, et il est important de rester informé.